(Excel VBA)ファイル一覧リストから自動で印刷をする。

ExcelVBA

ExcelVBA

仕事でファイルの一覧があるリストを作成して

それを見て各々がそのリストを見てリストにあるファイル名の

紙の書類を印刷をいままでしていたのです。

かなりめんどくさいだろうなと思っていました。

この度、紙の書類をスキャンしてPDFファイルを

保存するようして、書類も大分揃いましたので

VBAを使って自動で印刷できるようにしました。

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自動印刷のためにAcrobat Readerを使う

Acrobat Reader

Acrobat Reader

まずはPDFで印刷するために

無料で便利なAcrobat Readerをインストールします。

ほぼどこの場所でも使われていると思われるPDF閲覧用ソフト。

VBAを使ってこちらのソフトをShell機能で操作して印刷をします。

shell機能を使うための事前準備

参照設定

参照設定

Shell機能を使うため、

[VBE]-[ツール]-[参照設定]を開きます。

Windows Script Host Object Model

Windows Script Host Object Model

「Windows Script Host Object Model」にチェックを入れて下さい。

これでshell機能を使うことができます。

エクセルシートにあるA列から下に順にファイル名があるリストの自動印刷機能の実装

Sub ListPrint() '図面印刷VBA
    
    'Shell実行用の変数設定
    Dim wshShellObj As IWshRuntimeLibrary.WshShell 'Shellオブジェクト
    Set wshShellObj = New IWshRuntimeLibrary.WshShell
    Dim strShellCommand As String  'Shellコマンド
    Const folderPath = "D:\●●●●●●\□□□□□□\"  'フォルダパス(定数)
    Dim printFolderPath As String  'フォルダパス
    Dim printFileName As String  'ファイル名
    Dim printFilePath As String  'ファイルパス
    Dim activePrinter As String '通常使うプリンターを取得
    Dim printerName As String 'プリンタ名
    Dim listname As String '印刷リスト
    Dim listFolder As String '印刷リストフォルダ名
    Dim intPoint1 As Long 'プリンタ名を切り出す為の文字数
    Dim i As Integer '印刷行カウンター
    
    '通常使うプリンターを取得
    activePrinter = Application.activePrinter
    '取得できなかった時の処理
    If activePrinter = "" Then
        MsgBox "プリンター情報が取得できませんでした" & Chr(13) & "プリンターが接続されていることを確認してください"
        End
        Exit Sub
    End If

    'ファイル名(" on"の前まで)とポート名("on "の後から最後まで)を切り出す
    intPoint1 = InStr(activePrinter, "on") - 2

    'プリンター名を指定
    printerName = Left(activePrinter, intPoint1) 'ポートを除いたプリンタ名
    
    'カウンターをセット A列1行目から
    i = 1 '行
    
    '表紙の最初の図番を取得
    listname = Cells(i, 1).Value

    Do While listname <> ""
        'PDFファイルパスを設定
        printFolderPath = folderPath & listFolder & listname   '印刷するPDFフォルダパス
        'PDFファイル名を取得(拡張子などをワイルドカードで検索して変数へ取込む)
        printFileName = Dir(printFolderPath & "*")
        
        'ファイルがあるかを判定
        If printFileName <> "" Then
            'ファイルパスを指定
            printFilePath = folderPath & listFolder & printFileName
            'Shellコマンドを設定
            strShellCommand = "AcroRd32.exe /p " & printFilePath & " " & printerName '設定画面を表示
            'Shellコマンドを実行
            wshShellObj.Run (strShellCommand)
            
            '文字を赤色に変更
            Cells(i, r).Font.Color = RGB(255, 0, 0)
        Else
            '文字に取り消し線を設定
            Cells(i, r).Font.Strikethrough = True
        End If

        '1行下がる
        i = i + 1
        
        '次のリストを取得
        listname = Cells(i, 1).Value
        
    Loop
    
    'オブジェクトを強制開放
    Set wshShellObj = Nothing

End Sub

VBAでshellオブジェクトを作成し、Runメソッドを実行して印刷します。

この機能の内容としては

アクティブシートにA1から下にファイル名があり

そのリストを順に1行ずつ順に読み込んでフォルダにファイルがあるかを確認して

ファイルがあれば印刷してエクセルにあるファイル名を赤字に変更

ファイルがなければエクセルにあるファイル名に取り消し線を入れる。

リストが空白になったらVBA終了です。

エクセルシートにあるA列から下に順にファイル名があるリストの自動印刷機能の解説

    '通常使うプリンターを取得
    activePrinter = Application.activePrinter
    '取得できなかった時の処理
    If activePrinter = "" Then
        MsgBox "プリンター情報が取得できませんでした" & Chr(13) & "プリンターが接続されていることを確認してください"
        End
        Exit Sub
    End If

    'ファイル名(" on"の前まで)とポート名("on "の後から最後まで)を切り出す
    intPoint1 = InStr(activePrinter, "on") - 2

    'プリンター名を指定
    printerName = Left(activePrinter, intPoint1) 'ポートを除いたプリンタ名


まず、通常使うプリンターを取得します。

開発環境と使う場所のプリンターが違うので

使う人がわざわざプリンターの設定をしないといけないのは

面倒くさいため、

VBAで通常使うプリンターを取得して変数にセットします。

VBAではApplication.activePrinterで通常使うプリンタを取得できるようで

形式は「プリンタ名 on ポート名:」です。

「プリンタ名」以外は不要なので、プリンタ名だけに切り分ける処理をしています。

    'カウンターをセット A列1行目から
    i = 1 '行
    
    '表紙の最初の図番を取得
    listname = Cells(i, 1).Value

ここで印刷したいファイルリストの【A1】のセルの値を読み込みます。

    Do While listname <> ""
        'PDFファイルパスを設定
        printFolderPath = folderPath & listFolder & listname   '印刷するPDFフォルダパス
        'PDFファイル名を取得(拡張子などをワイルドカードで検索して変数へ取込む)
        printFileName = Dir(printFolderPath & "*")
        
        'ファイルがあるかを判定
        If printFileName <> "" Then
            'ファイルパスを指定
            printFilePath = folderPath & listFolder & printFileName
            'Shellコマンドを設定
            strShellCommand = "AcroRd32.exe /p " & printFilePath & " " & printerName '設定画面を表示
            'Shellコマンドを実行
            wshShellObj.Run (strShellCommand)
            
            '文字を赤色に変更
            Cells(i, r).Font.Color = RGB(255, 0, 0)
        Else
            '文字に取り消し線を設定
            Cells(i, r).Font.Strikethrough = True
        End If

        '1行下がる
        i = i + 1
        
        '次のリストを取得
        listname = Cells(i, 1).Value
        
    Loop

次に、PDFがあるフォルダのファイルパスを作成します。(41行目)

そして【A1】セルにあるファイル名のファイルがDirコマンドで確認します。

その際、拡張子やファイルの後ろに日付などあるかもしれないので

ワイルドカードを使って確認します。(43行目)

取得したファイル名が実在すれば印刷を実行します。

実在するファイル名を使ってファイルパスを作成して

wshShellObj.Runの引数にAdobe Readerを使って印刷するコマンドを入れることで、

印刷することができます。(46~50行目)

印刷したらセルの値を赤色にして判別します。(49行目)

ファイルが実在しなければセルの値に取り消し線を付けます。(52行目)

印刷処理が終われば、次の行へ移ります。

セル値が空白になれば終了します。

    'オブジェクトを強制開放
    Set wshShellObj = Nothing

最後にオブジェクトを強制解放して終了です。

実装してみて

使ってもらっている方に聞くと

かなり印刷が楽になったと言ってもらいました。

しかし、Acrobat Readerの機能なのか

印刷サイズがA3で統一できないのです。

            'Shellコマンドを設定
            strShellCommand = "AcroRd32.exe /p " & printFilePath & " " & printerName '設定画面を表示

仕方がないので上記の場所で

印刷設定画面を出してA3にして印刷しています。

1番目の印刷サイズをA3にしてしまえば

あとは、設定画面が出てくるので【印刷】を押せばA3で印刷されます。

A4のままでいい方は

            'Shellコマンドを設定
            strShellCommand = "AcroRd32.exe /t " & printFilePath & " " & printerName '設定画面を表示

【AcroRd.exe/】の後ろの【p】を【t】に変えれば

印刷設定画面がでません。

【参考】

VBAでPDFを印刷する方法・管理しやすいツールにする方法を解説!

VBAマクロでPDFを印刷する方法およびプリンタ情報を取得する

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